11/03/2021

.

As rotinas empresariais do dia a dia geram inúmeros registros físicos e digitais, como folha de pagamento, contas a pagar, relatórios administrativos, marketing, contratos, guias de recolhimento, entre outros. São vários os fatores que contribuem para um bom desempenho das organizações, todavia a gestão desses documentos atua como protagonista na alavancagem dos resultados, dando suporte para a tomada de decisão tempestiva e assertiva.

A gestão de documentos nada mais é do que um conjunto de atividades padronizadas para o uso, manutenção e armazenagem de documentos, em que cada empresa conduzirá essas atividades, de acordo com sua realidade, para o uso prático e simplificado de cada arquivo, seja ele físico, seja digital. Dentre os objetivos, destacam-se a produção, administração, economia, gerenciamento, arquivamento e eficiência no tratamento das informações, ou seja, uma boa gestão de documentos reflete na sustentabilidade, na economia, e na redução de tempo das atividades gerenciais e operacionais. Além disso, é de suma importância estar atento à legislação sobre a guarda de arquivos, como aqueles para o cumprimento de obrigações acessórias junto à RFB, por exemplo, afim de evitar complicações com o Fisco, ou outro órgão regulador.

Embora sejam muitos os benefícios que a gestão de documentos garante, não é nenhuma tarefa fácil! Muitos de nossos clientes possuem sérios problemas com relação ao arquivamento de documentos importantes, como – por incrível que possa parecer – arquivos da folha de pagamento. Esse tipo de situação pode gerar muita dor de cabeça em uma auditoria, ou até mesmo para cumprimento de um contrato de prestação de serviços, em que o seu objeto seja a recuperação de créditos previdenciários. Ainda, em uma possível fiscalização, essa empresa pode estar sujeita a ter que arcar com o pagamento de guias em duplicidade, simplesmente por não ter como comprovar determinada situação exigida pelo Fisco (lembrando que a RFB tem o prazo de até 60 meses para questionar a empresa sobre determinada situação). Um exemplo recente com um de nossos clientes, foi a suspensão da sua CND até o pagamento de guia complementar à folha de pagamento, pois os arquivos que comprovavam uma compensação feita em 2015 haviam sido extraviados.

Geralmente quando se fala no assunto, muitos empresários pensam em grandes investimentos e infraestrutura de tecnologia da informação. Ainda que seja crucial o papel da TI nas organizações, nem sempre é necessário um software específico para garantirmos uma boa gestão de documentos, uma vez que uma política documental bem definida é fundamental e pode ser bem mais barata e eficaz em muitas ocasiões, principalmente em pequenas empresas. Mapear as informações que circulam na organização e classificá-las parece ser um bom começo, por isso alguns conceitos são importantes nesse momento. Vejamos a seguir as três fases da gestão de documentos:

  1. Produção de arquivos: fase em que são estabelecidas as políticas internas da gestão de documentos. Definimos como os arquivos serão tratados e o suporte em que serão produzidos (papel, meio digital).

  2. Utilização: nesta fase, são estabelecidas as políticas de utilização e recuperação das informações. Envolve o controle, armazenamento e a utilização dos documentos, bem como garante que as informações estarão disponíveis de forma íntegra e tempestiva.

  3. Destinação: etapa na qual envolve a decisão sobre o arquivamento e destruição dos arquivos. Aqui, deve-se levar em consideração toda a legislação pertinente, pois nela são definidos o tempo em que os arquivos deverão ser mantidos e quais documentos podem ser solicitados em uma fiscalização ou auditoria.

Além disso, podemos elencar três tipos de classificação de arquivos:

  1. Arquivos correntes: aqueles usados com frequência pela organização, como arquivos de folha de pagamento, arquivos de contribuições tributárias, propostas comerciais, entre outros.

  2. Arquivos intermediários: os que possuem utilização com baixa frequência, como determinados contratos de prestação de serviços e, em alguns casos, o próprio contrato social da empresa.

  3. Arquivos não-correntes (ou arquivo morto): arquivos que não possuem circulação no dia a dia da empresa, ou aqueles que já cumpriram sua finalidade e não serão mais utilizados. Exemplo: contrato de prestação de serviços em que seu objeto já fora finalizado.

Mesmo os arquivos classificados como intermediários e não-correntes devem ser administrados para garantir o cumprimento de obrigações acessórias e imposições legais. A depender da realidade de cada empresa e de acordo com a formulação de uma política documental, serão definidas as normas e regras para o manuseio e arquivamento de papeis e arquivos digitais.

Cada arquivo; assume, pois, uma função estratégica e fundamental à empresa e deve possuir o tratamento adequado para assegurar a confidencialidade e segurança das informações produzidas. Não é o investimento deliberado em tecnologia da informação que determina uma boa gestão de documentos, mas sim um pensar estratégico alinhado às particularidades e objetivos de cada empresa, elencando normas para a utilização, manutenção e conservação dos arquivos produzidos. Na dúvida, procure um especialista!

Autor: Leonardo Gomes

Entre em contato conosco

Solicite maiores informações

Preencha nosso formulário e entraremos em contato em breve

Como podemos ajudar você?